档案自然堆放查找困难 企业如何应对

问题:
我们公司的档案太多了,用各种纸箱存放,堆满好几个房间了,想找一份档案文件简直太痛苦了,怎么办?

回答:

正规的档案室一般配有档案柜或密集柜,也有少部分用货架存放的,但临时库,再去准备设备就意义不大了,因此一般会用纸箱存放,然后自然堆放在房间里。

自然堆放肯定会不好查找,即使有清单和箱号标识,想要快速找到也要靠运气,如果需要的档案箱恰好在房间最里面的底层,那工作量就可想而知了。

专业的档案库房也是纸箱存放的,同时会有货架系统、条码系统、IT系统的支撑,因此能够做到快速定位和调阅。

如果企业档案年增量较大,就不适合租用临时库存储,这样会陷入经常寻找临时库的麻烦中,而且地点分散,增加后续的维护成本。

如果有实物调阅需求,也不适合租用临时库存储,至少要相对固定的库房,用货架存放,这样才能不影响业务需要。


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