档案管理工作感悟

一、 做好档案管理工作首先要对这项工作有正确的认识  

     在开始整理档案时遇到的诸多问题,正是源于对档案管理工作的认识不够全面,感觉无非是把上级来的文件和本单位下发的文件归类封存而已,以为是一个特简单的问题,有同样看法的人不会在少数。

    从宏观上讲,档案是在各项社会活动中逐步形成的文件转化物,是历史凭据,也是人类发展历程中的宝贵财富,对人类文明进步具有重要的参考价值和凭证作用。从小处讲,小到地勘单位,档案资料是单位发展过程的经历纪录,记录着地勘单位经济、政治、文明等方面不断发展完善的过程。这个过程,包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面,所以说,做好档案管理工作,对单位发展具有非常重要的意义。  

二、做好档案管理工作要了解它的重要作用     

①是因为档案材料具有凭证作用:档案记录着单位的发展历史,是得到法律认可的凭证,这是档案有别于其他文献的一个特点。档案本身的作用及其形成特点决定其具有特殊的凭证作用。档案随着单位的发展进程而逐渐形成,它能够客观反映单位的发展历史,因此说档案是一种历史凭证。从档案本身的物质体态上看,它保留了单位发展的历程和历程进行中的原始制度和记录,还有当事人的印信和亲笔手稿等历史真迹,因此说档案是确凿的真凭实据是无可厚非的。

②是档案材料具有参考作用。档案作为一种历史记录,不仅具有凭证作用,同样也具有广泛的参考作用。就如企业档案,它不仅真实地记录和反映了企业从创建之初的艰难到今天跨越式发展的辉煌,而且也反映了企业在发展过程中从事实践活动和开拓市场的广度,这为我们在新的形势下抓住机遇,继续开拓新的市场提供了详尽的经验和参考。

 

一、收集  

了解部门职能职责,将平时在工作活动中形成的文字,图表,声像等材料完整地收集起来。  

二、 鉴定  

对收集的材料逐份鉴定,看是否属于部门文件材料的归档范围,不属归档范围的,可作参考资料保存,属于部门归档的文件材料,按照档案整理流程及要求逐一整理。  

三、 分类  

根据文件、图表的形成规律,将相互联系的文件材料、图表等组合在一起列为同一类别。  

四、 组卷  

组卷的具体做法:项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。  


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