档案清单为什么必须双录管理?

档案清单的录入工作,自管方式一般由档案管理人员自行完成,寄存方式可通过第三方服务商来完成。不管谁来做,保障档案清单的准确率都是一个有挑战的工作。

 

清单录入的工作内容本身很简单,其挑战来自对高准确率的追求。避免漏录、错录,是需要工具和方法的。专业的录入系统是必不可少的,支持双录模式,系统自动比对两遍录入的数据差异,找出漏录和错录的数据记录,再通过人工修正将差异点调整为零。

 

录入系统一般还支持字段的数据类型定义,比如日期型、数字型、文本型之类的,这样应该输入数字的地方如果被输入文本系统就会及时报错直到输入正确的数据类型才被通过,这样就能及时控制可能产生的基本错误。

 

对于特别重要的信息,还可以设置字段双录通过模式,在每一遍录入的过程中,该字段都要求双录正确才能通过,像身份证号等唯一编码类的数据,能保障100%的准确,确保档案关键信息的绝对准确。


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